Protocollen

Werken met zo weinig mogelijk regels

Binnen De Herstelboerderij werken we met zo weinig mogelijk regels. We gaan er in principe vanuit dat mensen op een respectvolle en vanzelfsprekende manier met elkaar omgaan, zoals dat ook in het dagelijks leven gebeurt.

Door het aantal regels beperkt te houden ontstaat ruimte voor eigen verantwoordelijkheid, vertrouwen en een natuurlijke manier van samenleven binnen de gemeenschap. Om ervoor te zorgen dat de regels die we samen hebben voor iedereen duidelijk zijn, hebben we ze vastgelegd in protocollen.

De belangrijkste protocollen en uitgangspunten vind je hieronder.

Relationele veiligheid

Veiligheid binnen De Herstelboerderij ontstaat in de eerste plaats vanuit relaties en onderling vertrouwen, en niet vanuit controle of uitgebreide regels.

Wanneer mensen elkaar kennen en zich onderdeel voelen van een gemeenschap, ontstaat er meer begrip, verdraagzaamheid en zorg voor elkaar. Dit draagt bij aan een sfeer waarin deelnemers zich veilig voelen om zichzelf te laten zien.

Tegelijkertijd vraagt deze manier van werken ook duidelijkheid in grenzen. Wanneer gedrag het gevoel van veiligheid op de boerderij in gevaar brengt, wordt hier duidelijk en consequent op gereageerd. Zo beschermen we de veiligheid van de gemeenschap en de ruimte die nodig is voor herstel.

Deze afspraken zijn vastgelegd in onze huisregels, en die hangen in de inloop aan het info bord.

Klachten protocol

Heb je een klacht, wat kan je dan doen?

Het kan gebeuren dat je een klacht hebt over de Herstelboerderij. Een klacht is dat je aangeeft dat je ontevreden bent over hoe je behandeld wordt door de Herstelboerderij of een medewerker van de Herstelboerderij. Natuurlijk vinden we het het fijnste als je je klacht wilt delen met degene waar het over gaat, of met de directie. Maar er zijn meerdere mogelijkheden beschikbaar om je klacht kenbaar te maken en je bent vrij om te kiezen.

Zolang je het met niemand van het team besproken hebt, weten we niet wat er speelt. De eerste stap is daarom altijd: Bespreek de klacht met je begeleider, de directie of rechtstreeks of met behulp van een klachtenfunctionaris of een vertrouwenspersoon.

De Herstelboerderij heeft een klachtenreglement voor deelnemers van de Herstelboerderij. Je hebt deze ontvangen toen je op de Herstelboerderij bent begonnen en deze staat op de website van de Herstelboerderij: https://www.zorgboeren.nl/Herstelboerderijen/de-hooiberg.

In het kort samengevat staat hierin wat je kunt doen als je een klacht hebt:

  • Bespreek de klacht, op een rustig tijdstip, met je begeleider.
  • Indien dit niet kan of je dit te moeilijk vindt kan je het ook bespreken met een van de coördinatoren
  • Indien dit niet gaat of als dit te moeilijk voor je is, kun je je klacht ook met de directie bespreken, hiervoor kan je een afspraak maken haar assistent. Je kunt hier een vertegenwoordiger of begeleider mee naartoe brengen als je dat fijn vindt.
  • Ga een gesprek aan met de vertrouwenspersoon van de Herstelboerderij. De vertrouwenspersoon is er voor jou en jouw belang.
  • Bespreek de klacht met de klachtenfunctionaris van de Herstelboerderij. Deze helpt je bij het oplossen van de klacht en kan je ook verder helpen als het informeel oplossen niet lukt.

Landelijk zijn er meerdere vertrouwenspersonen actief waar je je klacht kunt indienen. Zij kunnen samenwerken met onze vertrouwenspersoon als dat nodig is. Dit gebeurt alleen als jij dat wil. Het kan namelijk zijn dat zij kennis hebben die belangrijk is om jou te helpen. Ook mag je altijd direct contact opnemen met deze vertrouwenspersonen.

  • Voor alle naasten van ggz-patiënten is er de familievertrouwenspersoon. Familie en andere betrokkenen kunnen direct contact opnemen via:

Als je er met De Herstelboerderij, al of niet via de vertrouwenspersoon of klachtenfunctionaris niet uitkomt, kun je naar de Landelijke Klachtencommissie Landbouw en Zorg of de erkende Geschillencommissie Landbouwzorg gaan. Je kunt deze stappen achtereenvolgens nemen (eerst naar de klachtencommissie en dan naar de geschillencommissie), maar je kunt ook direct naar de geschillencommissie stappen.

Dien een klacht in bij de Landelijke Klachtencommissie Landbouw en Zorg

Voor meer informatie over en het reglement van de Landelijke Klachtencommissie zie: iar.nl/klachtencommissie/. Schrijf een brief of E-mail naar de Landelijke Klachtencommissie Landbouw en Zorg.

Vermeld in de brief:

  • Jouw naam, adres, telefoonnummer en dat van je wettelijke vertegenwoordiger of van diegene die je helpt bij het maken van de brief;
  • De naam, adres en telefoonnummer van de Herstelboerderij en de persoon over wie je een klacht indient;
  • Een zo’n uitgebreid mogelijke beschrijving van de gebeurtenis waarover je een klacht hebt;
  • De reden waarom je hier een klacht over hebt;
  • Een beschrijving over wat je al hebt ondernomen om tot een oplossing van de klacht te komen;
  • Stuur je brief naar:

Stichting Geschillen in de Landbouw c.a.

Klachtencommissie Landbouw en Zorg

Postbus 245, 6700 AE Wageningen

of e-mail: info@iar.nl

 

Je kunt ook gebruik maken van een formulier dat te vinden is op de website van de Klachtencommissie.

De landelijke klachtencommissie gaat de klacht dan onderzoeken. Het kan zijn dat je wordt gebeld of dat de commissie op de Herstelboerderij of andere locatie op bezoek komt om meer informatie te vragen aan jou en aan de Herstelboerderij. Na een paar weken krijg je bericht van de klachtencommissie. De commissie geeft dan aan of je klacht terecht is en welke dingen de Herstelboerderij en jij zouden kunnen verbeteren.

Informatie over de klachtafhandeling kan ook telefonisch worden opgevraagd: 0317-424181. De behandeling van de klacht door de klachtencommissie brengt voor de klager geen kosten met zich mee.

Als laatste kun je je geschil aanhangig maken bij de Geschillencommissie Landbouwzorg

Voor meer informatie over en het reglement van de Geschillencommissie Landbouwzorg zie: https://www.iar.nl/geschillencommissie-landbouwzorg/

De Geschillencommissie kent een formelere procedure dan de Klachtencommissie. De Geschillencommissie neemt juridisch bindende beslissingen. Bij de Geschillencommissie kun je bijvoorbeeld ook terecht met financiële claims. Schrijf een brief of E-mail naar de Geschillencommissie Landbouwzorg.

Vermeld in de brief:

  • Jouw naam, adres, telefoonnummer en dat van je wettelijke vertegenwoordiger of van diegene die je helpt bij het maken van de brief;
  • De naam, adres en telefoonnummer van de Herstelboerderij en de persoon met wie je een geschil hebt;
  • Een zo’n uitgebreid mogelijke beschrijving van het geschil
  • Een beschrijving over wat je al hebt ondernomen om tot een oplossing van het geschil te komen;
  • Stuur je brief naar:

Stichting Geschillen in de landbouw c.a.

Geschillencommissie Landbouwzorg

Postbus 245, 6700 AE Wageningen

Of e-mail: info@iar.nl

 

Je kunt ook gebruik maken van een formulier dat te vinden is op de website van de Geschillencommissie. De geschillencommissie Landbouwzorg gaat het geschil behandelen. Tot de procedure horen in elk geval het vragen van een schriftelijke reactie aan de zorgboer en een zitting, waarbij beide partijen het woord kunnen voeren.

Voordat de geschillencommissie Landbouwzorg je geschil in behandeling kan nemen moet je eerst een depot storten van € 50. Na aanmelding van je geschil krijg je hier meer informatie over. Na een paar weken krijg je bericht van de klachtencommissie. De commissie geeft dan aan wie gelijk heeft in het geschil.

Op www.landbouwzorg.nl staat meer informatie over hoe je een klacht kan oplossen en hoe de landelijke klachtencommissie en de geschillencommissie werkt.

Privacy regelement

Het Privacyreglement schrijft voor hoe Herstelboerderij de Hooiberg met de persoonsgegevens omgaat van de deelnemers die zij begeleidt.

De Herstelboerderij begeleid deelnemers. Om dit goed te kunnen doen zijn allerlei gegevens nodig van de deelnemers. Van elke deelnemer wordt daarom een persoonsdossier aangelegd. Hierin staan de noodzakelijke gegevens zoals naam, adres en telefoonnummer, indicatiebesluit, zorgplan, door de deelnemer zelf of door vertegenwoordiger van de deelnemer aangeleverde documenten. Dit dossier is ten alle tijden in te zien voor de deelnemer zelf (op aanvraag) en uitsluitend voor de eindverantwoordelijke die ook de zorgovereenkomst meegetekend heeft en de leiding van de Herstelboerderij in te zien.

Toestemming geven:

Er wordt geen informatie over deelnemers verstrekt aan anderen of ingewonnen bij anderen zonder toestemming van de deelnemer.

Rechten van deelnemers:

Deelnemers hebben recht op inzage, correctie wijziging, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens in het eigen persoonsdossier. Indien zij hier gebruik van wensen te maken kunnen zij dit aangeven bij de directie of administratie. Je kunt via een link dan inzage in je eigen dossier krijgen. Als je dit wilt kun je een mailtje sturen naar info@herstel-boerderij.nl .

Wie heeft toegang tot het persoonsdossier:

Op de Herstelboerderij worden de persoonlijke gegevens van de deelnemer in een daartoe geschikte afsluitbare kast zo bewaard dat onbevoegde derden hier geen toegang toe hebben. De zorgboer(in) heeft vastgelegd welke personen welke bevoegdheden hebben met betrekking tot het gebruik van de persoonsdossiers.

Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor direct betrokken medewerkers van de Herstelboerderij. Het betreft hier de begeleiders, administratief medewerker en directie. De bevoegde mogen de persoonsgegevens van de deelnemers in de dossiers inzien, wijzigen en nieuwe gegevens toevoegen. Alle medewerkers van Herstelboerderij de Hooiberg hebben een geheimhoudingsplicht, en hebben hier ook voor getekend in de overeenkomst die ze met De Hooiberg hebben afgesloten. De gegevens moeten wij 7 jaar bewaren, ook als je uit zorg bent. Dan kan het alleen door de cliënten administratie geopend worden

Bezwaar en datalekken

Indien je een bezwaar hebt op dit privacy regelement dan kun je dit melden bij   of bij de klachtenfunctionaris. Wij houden onze deelnemers administratie bij in ONS Nedap, een zeer vooraanstaand en goed beveiligd systeem. Mocht er toch een datalek plaatsvinden dan word je hierover direct persoonlijk op de hoogte gebracht.

Kwaliteitsborging

Bij Herstelboerderij de Hooiberg vinden we het heel belangrijk om de kwaliteit van onze zorg te waarborgen. Hieronder een beschrijving van de manier waarop de zorgkwaliteit gewaarborgd wordt en het zorg-registratie-systeem wat gebruikt wordt.

Kwaliteit laat je zien certificaat

Herstelboerderij De Hooiberg heeft het keurmerk: ‘Kwaliteit laat je zien’ gekregen. Dit keurmerk controleert de processen op de Herstelboerderij, de zorgdossiers, de visie, en de protocollen. Ook wordt er gecontroleerd of begeleiders, vrijwilligers en deelnemers op de hoogte zijn van de protocollen en of deze juist gehanteerd worden.  We hebben dit keurmerk sinds maart 2003.

Protocollen

De begeleiders van de Herstelboerderij zijn op de hoogte en werken volgens de protocollen in het kwaliteitssysteem. Dit staat ook zo beschreven in de overeenkomst van opdracht/ arbeidsovereenkomst met de begeleiders.

Exellent werkgeverschap

De Herstelboerderij draait op betrokken medewerkers die de kernwaarden omarmen en waarvoor onze basishouding vanzelfsprekend is. Zij zijn het instrument waarmee de zorg verleend wordt. Goed werkgeverschap is daarom een belangrijk fundament en essentieel voor de succesvolle manier van werken. Daarom hebben we een medewerkersreis gemaakt. Dit uit zich in:

  • Het stimuleren van het werken vanuit talenten (met behulp van de Talenten Motivatie Analyse) waardoor medewerkers vanuit hun eigen kracht kunnen werken en zoveel mogelijk werk doen dat van nature bij ze past. Als mensen op hun werk helemaal zichzelf kunnen zijn, en ze dingen mogen doen die passen bij hun drijfveren, dan krijgen ze er energie van.
  • Het stimuleren van persoonlijke groei en het aangaan van eigen thema’s, die in het contact en het spiegelen van deelnemers aangeraakt kunnen worden. Om begeleiders zo goed mogelijk te ondersteunen, zijn er intervisiemomenten, opstellingsdagen en trainingsdagen voor de medewerkers.
  • Het stimuleren van persoonlijke groei door deskundigheidsbevordering, in de vorm van externe opleidingen en trainingen
  • Teamdagen en etentjes om samen te leren en om de onderlinge verbinding te versterken.
  • Het geven van vertrouwen in de aanpak en keuzes van medewerkers.
  • Waardering, zowel in het persoonlijke contact als door het geven van attenties.
  • Omdat medewerkers heel veel zorgen voor de deelnemers, mogen zij gebruikmaken van onze trainingslocatie in Zweden, om daar met hun gezin naartoe te gaan en daar te ontspannen.
  • Om ruimte voor reflectie te creëren is er maandelijks een medewerker overleg, hierbij zijn de directie, coördinator, stagiaires en de (ervaringsdeskundig) begeleiders aanwezig. In dit overleg worden actuele zaken besproken, evenals de kwaliteit van de zorg.
  • Daarnaast is er elke maand een intervisie moment, waarbij begeleiders samen komen en casussen bespreken waarin zij vastlopen. Dit moment wordt begeleid door een directielid of coördinator. Samen met de begeleiders bespreken ze wat vanuit de Hooiberg Herstelvisie gezien, de juiste volgende stap zou kunnen zijn om het werken vanuit de visie te integreren.
  • Vrijdag mail de eerste 6 maanden schrijven onze begeleiders op vrijdag een mail aan de leidinggevende waarin ze schrijven:
  • Wat zij die week goed hebben gedaan, waar ze in lijn met de visie hebben gewerkt.
  • Wat ze die week anders hadden willen doen, minder goed hebben gehandeld
  • Hoe de samenwerking was met collega’s en Directie
  • Opmerkingen

Huiskameroverleg

Eens per kwartaal is er een huiskameroverleg. In dit overleg bespreken we actuele zaken en vragen we de deelnemers om feedback, verbeterpunten op het gebied van zorgkwaliteit. Dit overleg is altijd de laatste vrijdag van de maand waarin het seizoen wisselt.

In het maandoverleg na het huiskameroverleg bespreken we de uitkomst in het medewerkersoverleg. Zo kunnen we de deelnemers snel uitsluitsel geven over hun wensen en vragen. En deelnemers ervaren dat hun input serieus genomen wordt.

Deelnemersraad

De voorzitter van de deelnemersraad en Directie van de Herstelboerderij overleggen elke kwartaal en zonodig vaker over de actuele gang van zaken binnen Herstelboerderij De Hooiberg.

Kwaliteiten van de begeleiders

De begeleiders hebben minimaal een diploma HBO Sociale Studies, Sociaal Pedagogische Hulpverlening (SPH) of vergelijkbaar. Dit wordt bij het aangaan van de overeenkomst overlegd. Daarnaast hebben de begeleiders een BHV diploma en werken ze herstelgericht, systemisch volgens de holistische mensvisie. Deze werkwijze, basishouding en visie staan uitgebreid beschreven in   visiedocument.

Zorg-registratie-systeem ONS NEDAP

We werken met het ONS zorgsysteem. Hierin kunnen we rapportages, behandelplannen, persoonsgegevens, veilig en beveiligd, vastleggen. De deelnemers hebben zelf toegang tot dit zorgsysteem, via een inlogcode hebben ze inzicht in aan hen relateerde zaken.

Hiervoor is gekozen vanwege het positieve effect op de eigen regie, zelfredzaamheid, het vertrouwen, betrokkenheid, verantwoordelijkheid. Via het deelnemer portaal ‘Karen’ kunnen de deelnemers zelf, andere hulp en zorgverleners en naasten inloggen op het zorgdossier als de deelnemer dit wenselijk acht. Op deze manier kunnen we op een veilige manier, welke 100% voldoet aan de privacy wet, deelnemer gegevens uitwisselen.

Dossiervoering is geen doel maar een middel om goede zorg te kunnen leveren aan de deelnemer. De besproken doelen met de deelnemer komen terug in het zorgplan en worden met regelmaat geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

Zorgplannen, evaluatie en rapportage

Het zorgplan wordt binnen 6 weken na de start geschreven door de ambulante begeleider, en tegen gelezen door een collega die de deelnemer ook kent om er zo voor te zorgen dat we kwalitatief goede plannen blijven schrijven. Daarna wordt het ingediend door de administratief medewerker bij de gemeente. Deze plannen worden samen met de deelnemers besproken en de deelnemer ondertekent het plan. Uit het zorgplan blijkt wie een deelnemer is, waar hij of zij tegen aan loopt en welk doel de deelnemer heeft en hoe ze daar met de begeleider aan willen werken.

Het zorgplan wordt elk jaar, en altijd 3 maanden voor het einde van de zorgindicatie en op verzoek van de wmo consulent soms ook vaker geëvalueerd. De evaluatie wordt dan voor elk domein in het zorgplan geschreven. Zo ontstaat een groei document. Zoals staat in de eisen die voortvloeien uit de wet. Hoe we zorgplannen schrijven en waaraan ze moeten voldoen staat beschreven in het protocol rapporteren en registreren.

Voor het behoud van de kwaliteit is het van belang dat de zorg op eenzelfde gestructureerde wijze wordt aangeboden aan een deelnemer, de manier waarop dit gebeurt wordt afgestemd op de deelnemer en zijn situatie. Het zorgplan binnen ONS maakt dit mogelijk door een bron met een generiek vier-lagen model. In dit model kan een organisatie haar dienstenaanbod en kennis van zorgtrajecten vooraf vast kan leggen. De vier lagen bestaan uit: domeinen, aandachtspunten, doelstellingen en acties. Door deze te gebruiken is er aandacht voor elk leefdomein bij het opstellen van een zorgplan.